自動送信の設定方法

  1. 自動送信メールセット内の「自動送信」をクリックします。
  2. 自動送信設定「+」ボタンをクリックし、設定の作成画面に進みます。
  3. kintoneアプリの設定 自動送信の条件を指定するアプリを設定します。ここでのAPIトークンは「レコード閲覧」のアクセス権が必要となります。宛先管理アプリ内のフィールドやステータスによって条件を指定したい場合は、宛先管理アプリのURLとAPIトークンを指定してください。
  4. 送信条件の設定 自動送信の条件を設定します。メールを送信するタイミングとして「レコードの追加」「レコードの編集」もしくは「ステータスの更新」が選択可能です。さらに、条件としてkintone内の特定フィールドが、どのような値の時に自動送信を行うか、設定できます。
    「常に送信する」を選択した場合、「メールを送信するタイミング」で指定している操作が行われる度に、メール通知が行われます。
    画像は「商品名に「kintone」を含み、かつ金額が500,000円以上」の条件を指定した図
  5. 宛先を設定します。4で設定した条件に合致した時、どの宛先に送信するかを指定します。この時、「宛先管理アプリ」と「自動送信の条件を指定するアプリ」が同一アプリか否かで、設定画面は異なります。
    宛先の設定5-1.
    「宛先管理アプリ」と「自動送信の条件を指定するアプリ」が同一アプリの場合、「宛先管理アプリ」で送信したい宛先レコードへの操作をきっかけにして、自動送信を行います。
    例えば、「田中さんの情報を管理するレコードを作成したと同時に田中さんにメールを送信する」「田中さんのステータスを『処理済み』にしたら、自動で田中さんにメールを送る」等の使い方はこちらの設定となります。
    宛先の絞り込み条件5-2.
    「宛先管理アプリ」と「自動送信の条件を指定するアプリ」が異なるアプリの場合、「自動送信の条件を指定するアプリ」への操作がきっかけとなり、「宛先管理アプリ」内のどの宛先にメール通知を行なうか設定します。条件を設定した後、確認のため条件に当てはまる最新のレコード10件を表示できます。
    例えば、「カタログ管理アプリで最新カタログを更新したら、指定の取引先には自動でメールを送信する」等の使い方はこちらの設定となります。画像は「会社名に『サイボウズ』を含む」宛先を指定した図
  6. メールテンプレートの作成 「自動送信を行なうためのメールテンプレートを作成します。kintone内にある「宛先アプリ」「自動送信の条件を指定するアプリ」の
    アプリからフィールド内情報を引用可能です。緑のボタンは宛先管理アプリからの引用、青のボタン(webhookの記載がある方)は、自動送信の条件を指定するアプリからの引用となります。
    設定5で「宛先管理アプリ」と「自動送信の条件を指定するアプリ」が同一の場合、青のボタンは表示されません。
  7. 自動送信設定の名称自動送信設定の名称を設定します。この名称は管理者以外が閲覧することはありません。
  8. 自動送信設定の確認設定を確認し、問題無ければ「保存する」ボタンをクリックします。
    まだ設定は終わっていません!
  9. Webhook URLのコピー自動送信用のWebhook URLをコピーします。
  10. Webhook設定 「自動送信の条件を指定するアプリ」のWebhook設定に進み、9でコピーしたURLを追加します。「通知を送信する条件」には、4で選択した「メールを送信するタイミング」と同じものにチェックを入れます。その後、設定を保存し、アプリを更新したら設定は完了です。